Hva er workforce management (og hva er rollen til en WFM løsning)?

Workforce management har "alltid" vært en grunnleggende faktor for en virksomhets utvikling, uansett størrelse og sektor.

Men hva er det, og for hvem passer en WFM løsning? Vi ser nærmere på det.

Hva er workforce management?

Workforce management (WFM), eller bemanningsplanlegging, er en samling prosesser som optimaliserer bruken av personalet ditt. Med andre ord handler det om å ha rett person, med riktig kompetansene, til rett tid og sted på arbeidet.

Dette er noen av prosessene som dekkes:

  • Organisering av ansattes arbeidstid
  • Fraværshåndtering
  • Arbeidede timer
  • HR administrasjon og rapportering
  • Forecasting og kostnadsestimater
  • Kommunikasjon mellom ansatte
  • Klargjøring til lønn

Workforce management er et samlebegrep som fikk fotfeste sent på 80-tallet og tidlig 90-tallet, parallelt med datamaskinens fremskritt i verden.

Etter hvert som datamaskinen ble innlemmet på de fleste arbeidsplasser, ble Microsofts Excel et kjært barn, brukt av mange for å holde oversikt over ansattes arbeidstid og for å måle bedriftens ytelsesevne.

Nå i 2022 har workforce management-systemer tatt over som en suksessfaktor for virksomheter som ønsker å utvikle seg i riktig retning. Market Research Future verdsatte verdien av WFM markedet til 6 milliarder EUR i 2019. Og det er en trend som er satt til å fortsette å øke i tiden fremover. Verdien av markedet er estimert til å nå en verdi på 19 milliarder EUR innen 2026.

Og hva med Excel? Det har selvfølgelig fortsatt et bruksområde, men virksomheter kan ikke lenger stole på dette programmet som sitt hovedverktøy for workforce management (mer om det senere).

Hva kan man oppnå ved å ha et oppdatert workforce management-system?

Fundamentalt så kan et workforce management-system være en nøkkelfaktor for virksomheters langsiktige suksessplan. Det kan bidra til å:

  • Redusere lønnskostnader ved å unngå under- eller overbemanning
  • Øke ansattes tilfredshet gjennom tydelig kommunikasjon og fleksibel vaktplanlegging.
  • Spare ressurser ved å effektivisere utallige administrative oppgaver
  • Frembringe ny innsikt til virksomhetens lønnsomhet
  • Muliggjøre et nytt nivå av åpenhet rundt virksomhetens daglig drift.

I konkurransedrevne bransjer som for eksempel vare- og detaljhandel og ulike serviceyrker kan et WFM-system utgjøre en stor forskjell.

Lønnsomhet og tidsbruk er spesielt viktig med dagens utfordringer i Europa, med stigende renter, redusert tilgang på ressurser, økte priser og mangel på arbeidskraft.

La oss se på et konkret eksempel: ALDI Danmark.

Tilbake i 2021 ønsket dagligvarekjeden å gjøre et dypdykk i workforce managementet blant sine 200+ butikker. Målet var å øke driftseffektiviteten og redusere personalomsetningen.

Ett år senere kan vi nå se resultatet. Blant flere måloppnåelser, fant de ut at hver eneste butikksjef sparte i gjennomsnitt 30 minutter hver dag på administrative oppgaver. Med prosjektleder Thomas Sørensens ord, «Det er enormt!»

Du kan lese mer om ALDI Danmarks workforce management historie her. (Engelsk blogg)

Hva er et workforce management-system?

Et workforce management-system samler alle kontaktpunktene i virksomhetens arbeidsstyrke til en samlet løsning. Som en påminnelse, disse kontaktpunktene inkluderers:

  • Organisering av ansattes arbeidstid
  • Fraværshåndtering
  • Arbeidede timer
  • HR administrasjon og rapportering
  • Forecasting og kostnadsestimater
  • Kommunikasjon mellom ansatte
  • Klargjøring til lønn

All informasjon om planlagte vakter, faktisk arbeidede timer, produktivitet i butikk og ansattedata finnes i skyen. HR, drift-/distriktssjefer og butikkledere kan umiddelbart se når informasjon mangler. Eller når noe ikke ser riktig ut fra et ytelses- eller produktivitetssynspunkt.

Jakob Toftgaard, CEO og grunnlegger, tamigo

Enkelte programvarer, som tamigo, er skybaserte – tilgjengelig både på web og i app, uten å trenge å laste ned noe.

Dette betyr at det er tilgjengelig for alle ledd i virksomheten, fra medarbeideren bak disken til sjefen for økonomi på hovedkontoret. Alle bruker det samme systemet, arbeider på samme måte, og har tilgang (basert på tillatelser) til det samme datamaterialet.

I tillegg kan du enkelt integrere dine eksisterende IT-systemer og skape en sømløs flyt av driftsdata. tamigo kan enkelt integrere lønns-, HR-, POS- eller ERP-programvaren din – gjennom ferdige plugins eller våre åpne API'er.

Hvilke fordeler gir et workforce management-system?

Vi har tatt for oss hva en WFM programvare er. Men hvilke faktiske fordeler skapes ved dette? Her kommer fem punkter:

1. Få slutt på et vaktplanleggingskaos
Vaktplanlegging gjort i Excel eller med penn og papir blir fort utdatert. Alt som behøves er at én medarbeider ringer inn syk eller bytter vakt med en annen, så må kabalen legges på nytt. Skybasert planlegging sikrer alltid oppdatert informasjon, og personaldataene er alltid tilgjengelig på ett sted og for alle ansatte.

2. Digitaliser prosesser og gjør de ansatte mer selvgående
Med en digital og smart WFM løsning blir tidkrevende godkjenning av forespørsler et tilbakelagt stadium. Det er fordi ansatte selv kan få tilgang til sin vaktplan, og gjennom den kunne bytte vakter med hverandre, samt forespørre fravær (f.eks permisjon/ferie).

3. Kommuniser direkte
Planlegger dere et butikkarrangement på kort varsel? Nærmer det seg salg? Er det forsinkelser i forsendelser? Tidligere måtte man skrive mange e-poster for å kommunisere dette utad i bedriften. WFM programvare lar deg kommunisere direkte via plattformen. Dette lar deg ta transparente, korrekte beslutninger og også bidra til at ansatte enklere engasjeres.

4. Overvåk og maksimer KPI'er
Kundepågangen er utsatt for daglige og sesongmessige svingninger. Din driftsplanlegging bør gjenspeile dette. Tross alt åpner mer kundetilgang for større inntektspotensial. Optimaliser driften med intelligent benchmarking på tvers av avdelinger og lokasjoner. Det er bare å importere de eksisterende dataene dine og se på forhånd om det er hull i bemanningen.

5. Samle data på ett sted
Å bruke en rekke forskjellige systemer betyr at data blir spredt. Alle som har ansvaret for å analysere bedriftsrelaterte ytelser, kjenner til den tidkrevende prosessen det er å be om, og å kontrollere datainformasjon fra hvert team. Med WFM-programvare er alt på ett sted, noe som fører til enklere samarbeid, og smartere datastøttede beslutninger.

Workforce management for varehandel- og servicesektoren.

Alle typer og størrelser av virksomheter drar nytte av å modernisere sine workforce-relaterte prosesser. Men WFM-systemer er spesielt uunnværlige for virksomheter som har følgende:

  • Flere lokasjoner (nasjonale eller internasjonale)
  • Skiftbasert vaktplanlegging
  • Opplever svingende etterspørsel gjennom året

Ifølge konsulentfirmaet Gartner «Vil 45% av store selskaper med timelønnede ansatte og varierende bemanningsbehov bruke automatisering [innen 2025] for å forbedre beslutninger rundt bemanningsplanlegging.»

Det er derfor tamigo ble designet med fokus på større varehandel- og servicebedrifter.

Vår første kunde noensinne var restaurantkjeden Sticks’n’Sushi, og siden den gang har vi ekspandert til kunder over hele Europa. Merker som Intersport, Coop, Triumph og Optimera bruker tamigo hver dag for å drifte virksomheten.

Lær mer om WFM programvare

Vurderer din virksomhet et WFM-system? Vi har en passende guide for deg.

Her vil du finne:

  • Fordeler virksomheter får ved å benytte et workforce management system, så som optimaliserte personalkostnader, engasjere og inkludere medarbeidere og mye mer..
  • Hva virksomheten din bør se etter når du vurderer ulike WFM-leverandører.
  • En detaljert innsikt i implementering. Hvor lang tid tar det, og hvilke nøkkelressurser må involveres?