Når du besøker en av BAR sine 3 restauranter i Oslo, skal du vite at servitørene har sine vaktlister, timelister, samt dagsaktuelle beskjeder fra restaurantsjefen, i lommen.

På kjøkkenet kan kjøkkensjef fokusere på å trylle frem spennende retter med inspirasjon fra hele verden, i trygghet om at alle kokker vet når de skal være på plass. Dette fordi alt administrativt arbeide med vaktplaner, fravær og timelister er utført på en brøkdel av tiden man tidligere brukte. Vaktlisten er alltid oppdatert og tilgjengelig hvor som helst og når som helst.

BAR bruker siste teknologi innen ressursplanlegging bla. via appen fra tamigo, markedslederen innen online vaktplan løsninger til restauranter og cafeer. Fra appen kan de ansatte i tillegg til å se oppdaterte vaktlister og beskjeder også bytte vakter, melde interesse for åpne vakter og be om fravær.

"Med hjelp av tamigo har vi fått mye bedre kontroll på lønnskostnadene", fortsetter Anders Nilsson. Med tamigo, kan nemlig ansvarlig vaktplanlegger umiddelbart, i det han legger vaktplanene i ukene som kommer, se om han holder seg innenfor budsjetterte timer og lønnskostnader. I tillegg kan man sentralt følge med, og gripe inn i forkant dersom planer ikke balanserer med forventet omsetning.

"I en sesongbetontbedrift som Aquarama med lange åpningstider, mye skiftordninger og masse deltidsansatte som også jobber i flere avdelinger, har tamigo blitt et uunnværlig verktøy der man både som planlegger og som medarbeider, lett holder oversikten i alle avdelinger, fra dag til dag og fra periode til periode. Før og etter vi innførte tamigo er som før og etter steinalderen i vår bedrift" sier Unni Mesel, Administrerende Direktør i Aquarama. “Fra ufullstendige timelister på papir som man måtte bruke mye tid på å tyde og dobbeltsjekke, er det nå mye lettere å holde oversikt."

"tamigo har også et stort potensiale som system, som vi bare så vidt har begynt å utnytte" sier Unni Mesel og fortsetter: "Det faktum at vi kan registrere f.eks. lønnsbudsjetter og holde løpende oversikt over personalkostnader i forhold til budsjett er både nyttig for ledelsen og ikke minst motiverende for de mellomledere som blir målt på timeforbruket i sin avdeling."

"Våre Triumph-kollegaer i Danmark brukte allerede tamigo og var veldig fornøyde. Det var derfor logisk for Triumph Benelux å implementere tamigo også”, sier Lia Vos, HR Operations Specialist Benelux.

“Som lønningsansvarlig sparer jeg mye tid med tamigo. Jeg kan enkelt eksportere alle nødvendige komponenter for månedlig lønnsutbetaling fra tamigo til vårt lønnssystem.”

Den lett tilgjengelige online vaktplanen og oversikten over lønnsprosentene, var bare noen av grunnene til hvorfor dagligvarekjeden REMA 1000 valgte tamigo fremfor andre Workforce Management-løsninger i 2008.

tamigo har ikke bare hatt en positiv effekt på de selvstendige butikkdriverne i REMA 1000. På hovedkontoret i Horsens, Danmark, bidrar tamigo med å minimere tidkrevende administrative oppgaver, og gir hovedkontoret en god oversikt over den suksessfulle dagligvarekjeden.

Det eksklusive lakrismerket – Lakrids by Johan Bülow – byttet til tamigos Workforce Management-løsning tilbake i 2012. Håndskrevne vaktplaner ble raskt erstattet med oppdaterte og automatiserte vaktplaner, og Lakrids valgte å registrere tider via tamigos timeregistrering, Touch.

"tamigo har ikke bare minimert tidkrevende og manuelle oppgaver hos Lakrids, men har også betydelig forbedret medarbeiderkommunikasjon", sier Anita Møllebro, Retail Design Manager.

Bolia (som er tilstede i mange europeiske land), gjennomsøkte markedet nøye før de valgte en Workforce Management-løsning: “Vi valgte tamigo, da systemet allerede ble benyttet i flere andre land, og var enkelt å bruke,” sier International HR Manager, Anette Sørensen.

Med mange deltidsansatte, er det ofte endringer i vaktplanene, men ifølge Anette Sørensen, gjør tamigo disse endringene superenkle å håndtere med minimalt bruk av administrative ressurser.

Siden 2014 har tamigo optimalisert administreringen av personalet hos Danhostel i Helsingør, Danmark. Før de startet å bruke tamigo, registrerte Danhostels ansatte timene sine på papirlapper.

Som hos andre hoteller og hosteller, er det også sesongmessige svingninger hos Danhostel. Det er en betydelig økning av unge ansatte i løpet av sommermånedene. Selv om høysesongen betyr mange nye ansikter, tar det ikke lang tid for Nicolai Stubtoft å lære opp nye ansatte i hvordan de bruker tamigo. Etter en kort introduksjon, kan de ansatte enkelt initiere vaktbytter med hverandre uten at ledelsen behøver å være involvert.

“tamigos vaktplan er utrolig enkel å bruke for den individuelle planlegger. Og fordi vaktplan menyen konstant blir oppdatert med nye og brukervennlige funksjoner, blir den faktisk enklere og enklere å bruke”, sier Operations Manager, Tommy Hvid.

"Det er også et stort pluss at vårt personale har tilgang til tamigos forside både i web-løsningen og på appen for å kunne se bilder og beskrivelser av våre interne kampanjer og spesialer," sier Tommy Hvid.

Som Operations Manager, er Tommy Hvid sikker på at tamigos økonomiske oversikt har en direkte innflytelse på Sticks’n’Sushis omsetning. Når budsjettet er lastet inn i tamigo, kan både ledelsen og den enkelte planleggeren nøyaktig se om den planlagte vaktplanen samsvarer med det budsjetterte rammeverket.

De brukte det ikke bare for å holde de ansatte informert om den siste utviklingen, men også for å holde moralen oppe.

tamigo har ikke bare gjort det enklere for Scotch & Soda å kommunisere med deres ansatte siden de startet å bruke løsningen i 2018

Før tamigo var de avhengige av regneark i Excel for vaktplanlegging, fraværshåndtering etc. Overgangen til en skybasert workforce management løsning ble tatt godt imot av personalet.